Prinsip Prinsip Manajemen Mutu ~ Health Policy And Administration

Sistem Manajemen Mutu (SMM) atau Quality Management System (QMS) beorientasi pada kepuasan pelanggan. Kualitas barang atau jasa mempengaruhi derajat kepuasan pelanggan sehingga dalam pemenuhan barang dan jasa harus mempertimbangkan pandangan pelanggan. Pada ISO 9001:2015 terdapat 7 Prinsip Manajemen Mutu yaitu :

a. Customer focus

Fokus pada pelanggan dan berusaha melampaui harapan pelanggan

b. Leadership

Pemimpin dari semua tingkatan menyatukan tujuan dan menciptakan kondisi semua orang terlibat dalam mencapai sasaran organisasi

c. Engagement of people

Kompeten, mampu diberdayakan, dan keterlibatan orang-orang di semua tingkatan.

d. Process approach

Aktivitas-aktivitas organisasi dapat dimengerti dan dikelola sebagai proses yang saling berkait, berfungsi sebagai suatu sistem yang utuh.

e. Improvement

Selalu focus terhadap perbaikan secara berkelanjutan

f. Evidence-Based

Pengambilan keputusan berdasarkan analisis dan evaluasi data dan informasi yang akurat

g. Relationship Management

Organisasi mengelola hubungan baik dengan pihak-pihak yang berkepentingan termasuk para pemasoknya.

Sedangkan Hensler dan Brunell menyampaikan ada 4 prinsip utama dalam Manajemen Mutu Terpadu :

a. Kepuasan Pelanggan

Semakin tinggi nilai yang diberikan, semakin besar pula kepuasan pelanggan

b. Respek terhadap semua orang

Pegawai merupakan sumber daya organisasi yang paling bernilai, karena itu setiap orang diberi kesempatan untuk berpartisipasi dalam meningkatkan kinerja dan diperlakukan dengan baik

c. Manajemen berdasarkan fakta

Setiap keputusan yang diambil berdasarkan data yang akurat dan bukan sekedar pada perasaan.

d. Perbaikan berkesinambungan

Setiap organisasi memerlukan proses sistematis dalam melaksanakan perbaikan secara berkesinambunga. Konsep yang digunakan adalah plan, do, chect, act, analyze.

Untuk membangun sistem manajemen mutu, diperlukan tahapan-tahapan yang saling terkait. Tahapan-tahapan ini bermakna sama dengan fungsi-fungsi dalam manajemen secara umum hanya saja difokuskan untuk meningkatkan kualitas/mutu. Berikut tahapan membangun sistem manajemen mutu atau QMS ( Suardi, 2004) yang disesuaikan dan mengacu pada ISO 9000 :

1. Tahap Perencanaan

Tahapan ini terdiri dari :

a. Mengidentifikasi dan menetapkan tujuan yang ingin dicapai agar dapat menyusun langkah-langkah untuk mencapainya.

b. Mengidentifikasi hal-hal lain yang diharapkan

c. Mencari/memperoleh informasi standar mutu missal ISO yang relevan dengan manajemen mutu yang akan dibangun.

d. Pemetaan proses, tujuannya untuk melihat proses-proses yang selama ini terpisah, melihat keterkaitan dan merangkainya menjadi rangkaian proses yang terpadu dan saling terhubung.

e. Mengadopsi dan menerapkan standar tertentu, misalnnya ISO 9001-2008

f. Menentukan gap antara sistem manajemen organisasi yang ada dengan sistem manajemen-organisasi berdasarkan standar yang diacu

g. Mengidentifikasi tindakan/upaya/solusi yang diperlukan dengan memperhatikan gap

2. Tahap Pelaksanaan

Terdiri dari langkah-langkah sebagai berikut :

a. Menyusun rencana tindak lanjut yang diperlukan, sesuai dan untuk memenuhi standar yang ditentukan missal ISO 9000:2008 antara lain berisi

1) Prosedur yang perlu dibuat

2) Bagian ISO 9001:2008 yang sesuai dengan organisasi

3) Staf dan tim kerja yang bertanggung jawab

4) Persetujuan yang diperlukan

5) Pelatihan pegawai yang relevan

6) Sumber daya yang diperlukan

7) Perkiraan waktu penyelesaian – jadwal kerja

b. Mengimplementasikan rencana

1) Melaksanakan rencana secara konsisten

2) Pengendalian oleh pimpinan, yang memberi perhatian khusus terhadap kemajuan pelaksanaan rencana, utamanya pada kelemahan atau hambatan dalam menerapkan rencana dan tindakan-tindakan yang sulit dilaksanakan untuk dicari solusinya.

3. Tahap Penilaian

a. Melakukan penilaian internal, untuk melihat sejauh mana sistem manajemen mutu yang dilaksanakan efektif dan sesuai dengan persyaratan standar yang dijadikan pedoman.

b. Jika ada kekurangan, dilakukan perbaikan-perbaikan yang diperlukan.